Q1. AtoM은 무엇의 약자인가?
정답: Access To Memory
Q2. Collection과 Fond은 같은 개념인가 다른 개념인가? (같다/다르다)
정답: 다르다.
컬렉션은 개인이나 조직에서 의도적으로 수집한 항목을 인위적으로 축적한 것입니다. 그에 반해 퐁(Fond)은 개인이나 조직이 일상 활동을 통해 생산하거나 접수한 기록이 자연스럽게 축적된 것입니다. (Archives 101: Archival Terminology)
A collection is an artificial accumulation of items that were purposefully collected by a person or organization. In contrast, a fonds is a natural accumulation of records a person or organization makes or receives through their daily activities
Q3. 조직명은 전거레코드가 적절한가 시소러스가 적절한가? (전거레코드/시소러스)
정답: 전거레코드
조직명은 전거레코드, 기능명은 대기능,소기능 계층관계를 보여주는 시소러스가 적합하지 않을까요?
전거레코드(Authority records): 목록에서 접근점으로 선정된 인명, 단체명, 통일 서명, 주제명, 총서명, 지명 등의 표준화된 표목 형태를 다른 형태로 연결하여 상호 참조할 수 있도록 관련 정보를 연결해 놓은 레코드
시소러스(Thesaurus): 동의어 · 반의어 및 용어의 계층 관계, 종속 관계, 기타 관계 등을 보여주는 통제되고 구조화된 어휘집. 자연어를 통제된 언어로 변환하기 위한 어휘 통제 도구라고 할 수 있다. 시소러스를 통해 상이한 용어로 동일한 개념을 표현하고 있는 기록이나 정보, 문헌을 함께 검색할 수 있다. 이를 통해 검색의 재현율을 향상시키고, 동음이의어 통제를 통해 정확률을 높일 수도 있다.
Q4. Aggregation과 Classification Scheme은 같은가 다른가? (같다/다르다)
정답: 다르다
둘 다 기록의 맥락을 제공하는 도구이지만 개념의 차이는 있다.
애그리게이션(Aggregation)
기록 작성자의 생산, 조직, 관리 또는 활용 방식으로 인해 유사성이 발생하거나 보관 처리 중에 단일성이 부여된 일련의 기록을 말다(SAA Dictionary). 예를 들어 경찰공무원은사건별 사안파일(Case file)을 만들어 관리했을 수 있고, 한국영상자료원의 아키비스트는 영화사나 감독별로 컬렉션을, 만들어 활용했을 수 있다(안대진). 아키비스트는 애그리게이션을 식별할 때 일반적으로 계층구조 내에서 해당 컨텍스트를 식별하는 단위를 할당한다. 이러한 단위의 예로는 퐁, 레코드 그룹, 시리즈 및 파일이 있다.(SAA Dictionary)
분류체계(Classification Scheme)
유사한 특징을 가진 자료는 모으고, 다른 특징을 가진 자료는 구분하기 위한 기준을 제시한 체계나 표를 말한다. 기록 분류 체계는 기능 및 업무를 기준으로 하는 분류 체계, 기록을 생산 · 접수한 조직을 중심으로 하는 분류 체계, 기록 내용에 포함된 주제를 기준으로 하는 분류 체계 등으로 나눌 수 있다. 전통적인 환경에서는 ‘출처(provenance)’의 개념을 기록을 생산 · 접수한 조직(office of origin)으로 이해하여 조직 분류의 원칙을 고수해왔으나, 현대 기록 관리 환경에서는 출처 개념의 중심이 ‘기능 및 업무’로 변화되고 있다. 따라서 국제 기록 관리 표준인 ISO 15489에서도 업무 및 기능에 입각한 기록 분류 체계를 개발하도록 제안하고 있다. (기록학용어사전)
Q5. ISAD(G)기술항목과 메타데이터 항목은 같은가 다른가? (같다/다르다)
정답: 같다, 다르다
아카이브 기술항목(Archival description)과 메타데이터는 정보관리 분야, 특히 기록 및 도서관학 분야에서 사용되는 관련 개념입니다. 둘 다 정보에 대한 액세스를 구성하고 제공하는 유사한 목적을 수행하지만 범위와 세부 수준이 다릅니다.
아카이브 기술항목(Archival description):
기록물 기술(아카이브 기술항목을 작성하는 일)은 기록물을 종합적이고 구조화된 표현으로 만드는 과정을 의미합니다. 관리, 검색 및 검색을 용이하게 하기 위해 자료에 대한 관련 정보를 캡처하고 기록하는 작업이 포함됩니다. 아카이브 기술항목은 아카이브 레코드의 내용, 컨텍스트 및 출처를 설명하는 데 중점을 둡니다. 자료, 관계 및 역사적 또는 문화적 중요성에 대한 자세한 이해를 제공하는 것을 목표로 합니다.
아카이브 기술항목에는 일반적으로 항목의 제목 또는 설명, 날짜, 작성자 또는 작성자, 물리적 특성, 범위 및 콘텐츠 메모, 배열 또는 구성, 관련 액세스 제한 또는 조건과 같은 정보가 포함됩니다. 이러한 설명은 일반적으로 기록물 찾기 보조 도구, 목록 규칙 또는 기록물에 특정한 메타데이터 스키마와 같은 표준화된 어휘 및 통제된 어휘를 사용하여 작성됩니다.
메타데이터(Metadata):
반면에 메타데이터는 보관 자료(Archival materials)뿐만 아니라 모든 유형의 리소스 또는 개체에 대한 설명 정보를 포함하는 더 광범위한 용어입니다. 항목의 검색, 관리 및 사용을 지원하기 위해 항목의 다양한 속성 또는 특성을 설명하는 구조화된 데이터를 말합니다. 메타데이터는 "데이터에 대한 데이터"로 생각할 수 있습니다.
보관 자료의 맥락에서 메타데이터는 주요 정보에 대한 간결한 요약을 제공하므로 자료를 쉽게 찾고 이해할 수 있습니다. 일반적으로 항목의 제목, 작성자, 날짜, 주제, 형식, 크기 및 위치와 같은 세부 정보가 포함됩니다. 메타데이터는 수동 또는 자동으로 생성될 수 있으며 더블린 코어, MODS(메타데이터 개체 설명 스키마) 또는 METS(메타데이터 인코딩 및 전송 표준)와 같은 표준화된 스키마 또는 형식을 따르는 경우가 많습니다.
기록물 기술은 기록물에 대한 포괄적인 맥락 정보를 제공하는 데 중점을 두지만 메타데이터는 보다 일반적이며 기록물을 포함한 모든 유형의 자원에 적용될 수 있습니다.
요약하면, 아카이브 기술항목은 기록물을 포괄적이고 상세하게 기술하는 데 특별히 초점을 맞춘 메타데이터의 특수한 형태인 반면, 메타데이터는 기록물을 포함하여 다양한 유형의 자원에 대한 설명 정보를 포함하는 더 넓은 용어입니다.
(출처: ChatGPT 3.5. Archival description vs Metadata)
Q6. 메타데이터 값이 집합체(Aggregation) 하위 계층으로 상속되는게 필요한가? (예를들어, 시리즈의 생산조직이 A라고 입력하면 서브시리즈나 파일의 생산조직에 A라는 값이 자동으로 뜨고, 특정 기록만 생산조직이 B일 경우 그것만 수정하여 저장할 수 있도록 함) (Y/N)
정답: Y, N
생산조직과 같은 항목은 하위 계층에도 자동으로 상속되는 게 효율적일 것입니다. 다만 시리즈 하위 특정 파일의 생산조직만 변경하고 싶은 경우 기본 상속값을 무시하고(override) 다른 값을 지정할 수 있어야 합니다.
AtoM에서는 입수기록(Accession records)을 작성한 후 이를 바탕으로 기록물 기술서를 생성할 때 아래 5개 항목을 자동으로 상속시킵니다. 이는 이용자가 생산자나 이관 히스토리 등을 동일하게 재작성하는 수고를 덜어주기 위한 것입니다. 상속된 레코드는 임시 상태였다가 수정이 완료되면 ISAD(G) 레코드로 확정됩니다. 예를 들어 입수기록 상태의 제목(Title)이 <2023 홍길동 기증기록>이었다면 기록물 기술서에서는 <홍길동 컬렉션>으로 제목을 변경한 후 저장하면 됩니다. 아래 항목 외에도 주요인물 정보(Name Access Point)나 사용권한(Rights) 정보가 설정되었다면 그것들도 상속됩니다.
Title(제목)
Name of creator(s)(생산자)
Archival/custodial history(수집 및 이관 히스토리)
Scope & content(내용과 범위)
Physical condition(물리적 상태)
Name (Access Point)(주요인물)
Rights(사용권한)
ISAD(G) 내에서도 시리즈 등 상위에서 작성한 생산자나 사용권한 정보 등은 하위계층으로 상속됩니다. 여기서도 하위계층에서 내용을 수정하면 기본 상속값을 무시하고 다른 값을 지정할 수 있습니다.
Q7. Aggregation 상위 계층 메타데이터에 하위 계층의 정보가 자동으로 집계되는 것이 필요한가? (예를들어, 시리즈의 '수량' 메타데이터에 서브시리즈 개수, 파일 개수, 아이템 개수 등이 자동으로 입력되도록 함) (Y/N)
정답: Y, N
된다면 너무 좋겠죠. 과연 AtoM에서는 될까요? 실습하며 확인해 봅시다 ^^
Q8. 기록 아이템, 파일, 시리즈, 레코드 그룹 등등의 ID는 자동발생값이 좋은가? 의미있는 코드를 포함하여 부여하는 값이 좋은가? (예를들어, 자동발생값 : 1002034939, 부여하는 값: RG1-S2-F002-I1290) (Y/N)
정답: Y, N
자동발생 코드가 좋다 측 의견:
전자기록관리 도입 이전의 수집형 아카이브 식별기호는 의미있는 코드가 많았습니다. 예를 들어 RG는 레코드그룹, S는 시리즈 등이죠. 하지만 식별기호의 쓰임새는 시스템 내에서 해당 객체를 유니크하게 식별해 주는 것밖에 없지 않나요? 기록 상단의 의미가 포함된 코드를 읽어가며, 아.. 이 파일은 1번 레코드그룹의 2번 시리즈에 3번 철이구나 따지는 건 큰 의미가 없습니다. 시스템이 자동으로 생성한 유니크한 번호를 팍팍 부여해 주는 것이 관리도 쉽고 식별기호의 용도도 충족시킵니다.
의미있는 코드가 좋다 측 의견:
저는 기록 상단에 붙은 식별기호를 보고 이 아이템은 수집기록이고 이건 이관기록이구나, 이건 위원회에서 만들었고 이건 처리과에서 만들었구나 하는 맥락을 한번에 확인할 수 있어서 좋습니다. 그리고 무엇보다 1002034939 따위의 숫자보다는 RG1-S2-F002-I1290 방식이 전문적으로 보이고 멋있습니다. AtoM에서는 S2를 RG1에서 RG2로 옮기면 자동으로 식별번호를 재생성해줍니다. 이런 방식이라면 의미있는 코드가 더 좋지 않을까요?
Q9. AtoM에 동일 기록건에 대하여 복수의 언어로 동시에 기술할 수 있을까? (Y/N)
정답: Y
AtoM은 소장 목록을 28개 언어로 기술할 수 있는 다국어 기능을 제공합니다
Q10. AtoM에서는 건(Item) 하위에 철(File) 계층을 추가할 수 있을까? (Y/N)
정답: Y
AtoM은 기록 계층을 자유롭게 설정할 수 있도록 기능을 제공합니다. 다만 일반적으로 권장되지는 않습니다.
